Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Microsoft 365
Archivieren Sie jede E-Mail in einem Write-once-Speicher, belegen Sie ihre Unversehrtheit über Hash-Ketten und finden Sie sie in Sekunden wieder – für Betriebsprüfungen, Rechtsstreitigkeiten und die Aufbewahrungsfristen, die Ihr Unternehmen einhalten muss.
Ein Postfach ist kein Archiv
Handels- und steuerrelevante E-Mails müssen Unternehmen über Jahre aufbewahren – vollständig, unverändert und auffindbar, so verlangen es HGB, AO und GoBD. Ein Postfach können Benutzer und Administratoren bearbeiten, leeren und löschen; Outlook-Ordner oder ein Export nach OneDrive sind keine revisionssichere Ablage.
Ein Archiv muss belegen, dass seit der Ablage nichts verändert wurde, jede Nachricht für die volle Aufbewahrungsfrist vorhalten und Ihnen erlauben, genau die E-Mails herauszugeben, die Prüfer oder Gericht verlangen.
Was das Archiv vertrauenswürdig macht
Einmal schreiben, jederzeit prüfen, in Sekunden finden.
Write-once-Speicher (WORM)
Einmal versiegelt, sind Archivdaten per Datenbank-Trigger gegen Änderung und Löschung geschützt – auch gegen Aktionen von Anwendungsadministratoren.
Nachweisbare Unversehrtheit
Jedes archivierte Element ist Teil einer SHA-256-Hash-Kette, und die Integrität wird automatisch und regelmäßig geprüft. Jede Änderung würde die Kette brechen.
Aufbewahrung von 1 bis 10 Jahren
Legen Sie die Aufbewahrung pro Workload fest, von einem bis zu zehn Jahren, mit automatischer Durchsetzung. Legal Hold bewahrt Elemente darüber hinaus auf, bis Sie sie freigeben.
eDiscovery und Export
Durchsuchen Sie Texte und Anhänge in allen Postfächern, sammeln Sie Treffer in eDiscovery-Fällen und exportieren Sie sie in Standardformaten für Prüfer und Rechtsabteilung.
So funktioniert's
- 01
Exchange Online verbinden
Verbinden Sie Ihren Microsoft-365-Tenant: Bestehende E-Mails werden zuerst archiviert, neue folgen automatisch.
- 02
Aufbewahrung und Versiegelung festlegen
Bestimmen Sie, wie lange E-Mails aufbewahrt werden. Archivierte Daten werden versiegelt und sind ab dann gegen Änderung und Löschung geschützt.
- 03
Suchen, sperren, exportieren
Finden Sie E-Mails nach Inhalt, Absender oder Datum, setzen Sie sie auf Legal Hold und exportieren Sie sie bei Bedarf.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Backup und Archiv?
- Ein Backup stellt verlorene Daten schnell wieder her. Ein Archiv bewahrt Daten für eine feste Frist unverändert auf und belegt, dass sie nicht verändert wurden. GraphCapsule vereint beides in einer Plattform: E-Mails lassen sich jederzeit in Microsoft 365 wiederherstellen, und das Archiv wird versiegelt, damit es manipulationssicher bleibt.
- Reicht das Online-Archiv von Exchange nicht aus?
- Das Online-Archivpostfach ist zusätzlicher Speicherplatz in Exchange, kein revisionssicheres Archiv: Sein Inhalt lässt sich wie jede andere E-Mail verschieben und löschen, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinie das verhindert, und es liegt im selben Tenant. Ein unabhängiges WORM-Archiv hält eine unveränderbare Kopie außerhalb von Microsoft 365 vor.
- Wie lange können E-Mails aufbewahrt werden?
- Ein bis zehn Jahre, abhängig von Tarif und Aufbewahrungsrichtlinie. Elemente auf Legal Hold bleiben erhalten, bis der Hold aufgehoben wird.
- Kann ich nachweisen, dass eine E-Mail nicht verändert wurde?
- Ja. Jedes archivierte Element ist Teil einer SHA-256-Hash-Kette, und Integritätsprüfungen laufen automatisch. Ein verändertes Element würde nicht mehr zu seinem Hash passen.
- Welche Tarife enthalten das WORM-Archiv?
- WORM-Archiv, Legal Hold und eDiscovery-Exporte sind in den Tarifen Professional und Enterprise enthalten. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Preisseite.
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Funktionen
Microsoft 365 Backup Software mit automatischem Delta-Sync, Wiederherstellung einzelner Elemente, Volltextsuche, eDiscovery, WORM-Archiv und AES-256-GCM.
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